Verschiedene Formular-Typen im DRKCMS

DRKS: Die DRK Service GmbH (bzw. deren Server)

DLDB: Dienstleistungsdatenbank. Eine zentrale Datenbank der DRK Service GmbH, in der Sie einstellen können, welche Angebote und Dienstleistungen ("Fördermitglieder ja, Hausnotruf ja, Bergwacht nein"), aber auch detailliert z.B. welche EH-Kurse Sie anbieten und wer dafür zuständig ist. Die DLDB steht allen Kreisverbänden kostenlos zur Verfügung und sollte immer auf dem aktuellen Stand gehalten werden, denn auf diesem Datenbestand basieren z.B. die Funktionen "ich suche Hausnotruf im PLZ-Bereich 12345", die Anzeige von EH-Kursen oder die Anzeige der Kleidercontainer im DRKCMS.

BV: Benutzerverwaltung. Hier können Sie die Namen und Kontaktdaten Ihrer Ansprechpersonen hinterlegen und dann in der DLDB einzelnen Dienstleistungen zuordnen.

KDB: Kundendatenbank (teilweise auch rotkreuzCRM genannt), ein Produkt der DRK Service GmbH. Eine Software, mit denen Sie als Kreisverband Ihre Kundendaten über all Ihre Bereiche zentral verwalten können. Die Kundendatenbank und ihre nachfolgenden Module sind kostenpflichtig.

TS: Ticketsystem-Modul der KDB. Üblicherweise nur für Beratungszentren gedacht, um Webseiten- und sonstige Anfragen, zugeordnet zu einem Kunden, nachverfolgen zu können.

FMV: Fördermitgliederverwaltungs-Modul der KDB. Eine vollständige Software zur Verwaltung von Fördermitgliedern einschl. Ausweis-Versand, Lastschrift-Einzug, Spendenquittung uvam.

KTV: Kursterminverwaltung der KDB. Eine vollständige Software zur Verwaltung von Kursen (Räume, Ausbildungsteam, Abrechnung, Bescheinigungen)

API-Key: Ein 32 Zeichen langes Passwort zur Verbindung des DRKCMS mit den Systemen rund um DLDB und KDB, damit kann sich Ihr DRKCMS gegenüber den Servern der DRKS als Ihr Kreisverband ausweisen und Daten übertragen. Im DRKCMS hinterlegen Sie den API-Key in der SiteConfig, siehe  https://ticket.dt-internet.de/help/de-de/16/545   

Transfer-Ticket: Eine Technik der Systeme der DRKS, bei denen Ihnen nicht der Inhalt eines ausgefüllten Formulars, sondern nur ein Link zugeschickt wird. Dieser führt zum KDB/TS und zeigt dann den Inhalt an, der im Formular eingetragen wurde. Dadurch, dass keine personenbezogenen Daten in der Mail drinstehen (sondern erst durch Aufruf dieses abgesicherten Links), ist diese Übermittlung unter Datenschutz-Aspekten deutlich sicherer, als wenn in der Mail direkt das Anliegen stünde.

Füllt jemand das Formular aus, dann wird ein Transfer-Ticket erstellt, d.h. jemand bei Ihnen bekommt eine E-Mail mit einem Link, unter diesem Link sieht man dann, was eingetragen wurde. Wer diese E-Mail bekommt bestimmen Sie über die DLDB/BV, je nach dem, welche Mitarbeitenden Sie einem bestimmten Thema als Ansprechperson zugeordnet haben.

Die KDB-Formulare sind für OVs in der Regel nicht nutzbar, weil die Gliederungen üblicherweise erst ab KV-Ebene in der KDB angelegt werden und einen API-Key erhalten.

Es gibt, in erster Linie für die Ortsvereine gedacht, noch ein TYPO3-eigenes Formular. Konfiguriert wird dies im DRKCMS-Backend im Modul "Formulare", zusätzlich kann beim Inhaltselement selbst der sog. Finisher bearbeitet und damit eine abweichende Ziel-Mailadresse hinterlegt werden.

Das Formular funktioniert dabei komplett ohne Verbindung zu anderen Systemen: Wird es ausgefüllt, dann verschickt es eine E-Mail, fertig.

Aktuell (04/2026) raten wir Ihnen von der Verwendung dieser Formulare jedoch ab:

- In der Vergangenheit waren diese Formulare bei Updates immer wieder eine Stolperfalle, die zu Nacharbeiten führte. Die strategische Ausrichtung der DRKS ist ganz klar in Richtung "KDB-Formulare", die E-Mail-Formulare werden nur am Leben gehalten. 

- in der aktuellen Konfiguration verschickt das Formular E-Mails "im Namen des Absenders". Das führt zu Problemen vergleichbar diesen hier: https://ticket.dt-internet.de/help/de-de/100/562. Eine schlaue Konfiguration wäre "in Ihrem Namen, Reply-To auf den Absender", das ist jedoch aktuell nicht ohne Umkonfiguration möglich

- der E-Mail-Versand von personenbezogenen Daten führt zu erhöhten Datenschutz-Themen, die Sie beachten müssen.

Als manuelle Dienstleistung bauen wir Ihnen gerne ein Formular nach Wahl in Ihr DRKCMS ein. Das kann über mehrere Seiten laufen, verschiedene Formular-Typen kennen, ein Unterschrifts-Feld am Ende (mit der Maus oder dem Finger, je nach Endgerät) ist genauso möglich wie ein sauberes PDF mit den kompletten Daten.

Die eingegebenen Daten werden dabei direkt bei uns in einem Backend gespeichert und können dort je nach Wunsch gesammelt abgerufen oder sofort per Schnittstelle an ein System Ihrer Wahl geschickt werden. Die Datenübertragung erfolgt ausschließlich zwischen unseren Systemen und ggf. der angesteuerten Schnittstelle.

Diese Formulare kommen direkt mit einem wirksamen Spam-Schutz, um automatisiertes Ausfüllen per KI-Bots zu unterbinden.

Online-Spenden und Mitgliedschaften sind technisch gleich (es kommen die gleichen Komponenten zum Einsatz, es ist lediglich "vertraglich" anders). Der folgende Text gilt also für beides gleich:

Die Details des Formulars (insbesondere die Frage, wer da z.B. als Zahlungsempfänger angezeigt wird) holt sich das Modul per API-Key aus den Systemen der DRKS.

Das übermittelte Formular wird danach zur DRKS geschickt und

a) wenn das FMV-Modul gebucht wurde: Die Spende/Mitgliedschaft im FMV-Modul als "Online-Eintrag" gelistet und kann nach einer Sichtkontrolle auf Knopfdruck in den Datenbestand übernommen werden. Lastschrifteinzug etc. erfolgt dann automatisch über das FMV-Modul

b) ansonsten: Ein Transfer-Ticket erstellt und an die Ansprechperson Fördermitgliedschaft geschickt. Sie müssten dann die Daten der spendenden Person dort per Klick abrufen und in Ihren normalen Spenden-Prozess übernehmen. Für den Lastschrifteinzug etc. sind Sie dann selbst verantwortlich.

Beide Varianten sind nur für Kreisverbände nutzbar bzw. mit dem API-Key eines Kreisverbandes, in dessen System dann auch die Spendeninformationen übertragen werden.

Bitte beachten Sie, dass wir von der Variante b dringend abraten. Sollte es in Ihrer Region zu einer erhöhten Spendenbereitschaft (z.B. nach einer Katastrophe) kommen, müssten Sie tausende Spenden von Hand weiterverarbeiten. Beugen Sie für diesen Fall bitte vor, in dem Sie einen automatischen Prozess schaffen, das kann durch die Buchung des FMV-Moduls oder durch unsere Microdonate-Erweiterung im DRKCMS-Marktplatz erfolgen.

Im DRKCMS ist ein einfaches Spenden-Formular über PayPal enthalten. Die Konfiguration erfolgt zur Hälfte über den Konstanten-Editor und zur Hälfte über die SiteConfig, siehe https://ticket.dt-internet.de/help/de-de/16/545

Dieses Formular arbeitet ausschließlich zwischen dem DRKCMS und PayPal, es gibt keine weiteren Schnittstellen z.B. zur KDB und auch die verschickten E-Mails kommen direkt von PayPal.

Sie können bei uns im DRKCMS-Marktplatz ein getrenntes Spenden-Tool aktivieren. Das funktioniert komplett autark von den Systemen der DRKS, die Daten werden direkt an den Zahlungsprovider PayPal übertragen und automatisch verarbeitet. (Die Zahlung ist auch ohne PayPal-Konto möglich, PayPal dient in diesem Fall als Zahlungsabwicklungs-Dienstleister.)

Das DRKCMS kann direkt aus der DLDB die Kurse Ihres Kreisverbandes anzeigen. Wie die Kurse in die DLDB kommen, dafür ist Ihre Kursverwaltungssoftware zuständig - die KTV der DRKS kann das natürlich, andere Produkte wie HiOrg-Server und LEO haben ebenfalls Schnittstellen zur DLDB. Sobald diese konfiguriert ist, kann Ihre Rotkreuz-Webseite auch Ihr Kursangebot anzeigen.

Die Anzeige/Suche der Kurse erfolgt dabei ausschließlich durch Auswahl des Kreisverbandes, Sie brauchen an dieser Stelle keinen API-Key. Sie können daher auch problemlos Kurse anderer Rotkreuz-Gliederungen (Nachbar-KV. Oder KV-Termine auf der OV-Seite) anzeigen, ohne deren API-Key kennen zu müssen.

Die Kursbuchung erfolgt dabei über den Link, der dazu in der DLDB hinterlegt ist. Bei Drittsystemen wie HiOrg-Server, LEO etc. wird man automatisch auf deren Anmeldeprozess geleitet.

Wenn Sie die KTV nutzen, dann kann Ihr DRKCMS auch direkt den Buchungvorgang vornehmen. Die Funktionsweise ist dabei im Prinzip die gleiche wie oben bei der "Online-Spende" -> "KDB-Formular Online-Spende und Mitglied werden" -> Fall a, wenn das passende Modul gebucht wurde.

Wenn Sie eines der o.g. Zusatzprodukte nutzen, können Sie im DRKCMS-Marktplatz kostenlos eine passende Erweiterung installieren. In diesem Fall erfolgt die Abfrage der anzuzeigenden Termine direkt zwischen dem DRKCMS und dem jeweiligen Anbieter-Server, ohne Umweg über die DRKS.

Lange Jahre hatte das DRKCMS eine eigene kleine Job-Börse an Bord. Seit dem Rahmenvertrag mit B-ITE hat diese an Bedeutung verloren und wird perspektivisch verschwinden, inzwischen raten wir Ihnen auch deshalb von der Verwendung ab.

B-ITE (und auch andere Jobbörsen) werden in der Regel per JavaScript eingebunden, der Browser lädt beim Aufruf der Webseite einfach die komplette Anzeige der offenen Stellen vom B-ITE-Server nach, dort erfolgt auch eine evtl. Bewerbung. Mit dem DRKCMS hat das fast gar nichts zu tun, die komplette Logik konfigurieren Sie bei B-ITE.

Bitte beachten Sie, dass diese Einbindung eine Auftragsdatenverarbeitung darstellt, die je nach Auslegung der DSGVO Art. 6 Abs. 1 evtl. eine Zustimmung durch den User ("Consent-Banner") erfordert.